Je zult vast wel een gebeld hebben naar een klantenservice. Hoewel je wel eens moet wachten tot je een medewerker aan het woord krijgt, krijg je bijna nooit een voicemail van een bedrijf of winkel. Hoe kan dat, zul je je misschien wel afvragen. Een telefoniste zal toch ook wel eens pauze moeten houden. Op dit soort momenten kan een bedrijf een antwoordservice inhuren die de telefoon voor je opneemt. Hieronder kun je alles lezen over wat een antwoordservice is en wat de voordelen ervan zijn.

Wat is een antwoordservice?

In principe is het erg simpel wat een professionele antwoordservice doet, het neemt namelijk de telefoon voor je op wanneer je eigen telefoniste even niet in de gelegenheid is om deze te beantwoorden. We zullen het even uitgebreid uitleggen. Hoewel het een taak is van de telefoniste om de telefoon op te nemen, is het natuurlijk helemaal niet zo gek dat zij elk moment van de dag hiertoe in staat is. Een telefoniste moet natuurlijk ook pauze nemen of soms in een vergadering zitten. Het is natuurlijk niet erg klantvriendelijk om dan maar gewoon de telefoon over te laten gaan naar voicemail. Op zulke momenten wordt de telefoon doorgeschakeld naar een telefoonservice. Het is dus erg handig als je in een vergadering zit, onderweg of op vakantie bent, ook in de avonden en weekenden beschikbaar wilt zijn of als je natuurlijk al met een andere klant in gesprek bent. Je kunt hierover zelf afspraken maken met de professionele antwoordservice. Zo kan de telefoon doorgeschakeld worden als hij drie keer over gaat, of kun je hem zelf automatisch doorschakelen naar de telefoonservice.

Hoe weet de antwoordservice alle informatie?

Je vraagt je wellicht af of een externe telefoniste wel genoeg informatie heeft over je bedrijf om klanten te woord te staan. Hoewel dit erg begrijpelijk is, is dit niet nodig. Je kunt natuurlijk met de professionele antwoordservice hier veel afspraken over maken. Zo kun je hen ten eerste brieven over hoe bepaalde zaken werken binnen je bedrijf, of kun je afspreken dat de telefoonservice alleen terugbelverzoeken en dergelijke op schrijft.

De grootste voordelen

Hoewel veel mensen graag zelf de touwtjes in handen houden en zelf alles willen weten over het klantcontact zitten er veel voordelen aan het inhuren van een telefoonservice. Ten eerste ben je er zeker van dat je klanten altijd op een vriendelijke manier te woord zullen worden gestaan, omdat dit de enige taak is van een externe telefoniste. Daarnaast kun je wat extra service bieden door ook bereikbaar te zijn in de avonden en weekenden.